Les frais des bénévoles peuvent-ils être remboursés ?

Les bénévoles qui engagent des frais dans le cadre de leur activité au sein d’une association peuvent soit se les faire rembourser, soit les abandonner. L’abandon de ces frais constitue un don à l’association. Les associations et comités affiliés FFRandonnée ou FFCT   ne sont pas déclarés d’utilité publique (seules la FFRandonnée et la FFCT   le sont) ; ces frais ne peuvent donc pas faire l’objet d’un reçu fiscal permettant une réduction d’impôt au titre des dons.

Ces frais sont valorisés à partir des dépenses réelles sur justificatifs.
En ce qui concerne les frais de déplacement, ils sont valorisés sur la base d’un barème spécifique de frais kilométriques. Ce barème est révisé chaque année.

 Les conditions de remboursement

Les frais doivent :

• Etre remboursés à l’euro près exactement (pas d’approximation)
• *Etre justifiés (justificatifs à conserver pendant une durée de 3 ans)
• Etre justifiables (c’est-à-dire correspondre à un frais nécessaire au fonctionnement de l’association et uniquement celui-ci).
• Les frais doivent revêtir un caractère exceptionnel et non régulier.

 Modalités fiscales pour le bénévole.

Dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées, les remboursements de frais des collaborateurs bénévoles ne sont pas imposables.

Deux possibilités :

• Ou bien l’Association indemnise le bénévole concerné sur les frais engagés et attestés par un document contractuel et pour les frais kilométriques sur une base kilométrique définie et approuvée par l’organe délibérant de l’Association, Bureau, Comité d’Administration ou Assemblée Générale (non obligatoire mais vivement conseillé).

• Ou bien le bénévole renonce à tout remboursement de ses frais et il s’agit d’un abandon de créance (don).

 Modalités

Le bénévole ayant accompli une dépense pour le compte de l’Association peut préférer abandonner le remboursement [1] et ainsi faire un don à l’Association. Si le bénévole opte pour l’abandon de créance, il doit mentionner sur sa fiche de remboursement «  Je soussigné... Certifie renoncer au remboursement de frais ci-dessus et les laisser à la l’Association en tant que don  »

L’inscription dans la comptabilité de l’Association est obligatoire tant du remboursement (qui paraît évident à chacun) que de l’abandon qui constitue alors un produit comptant dans le résultat.

L’association ouvrira un compte de dons spécifiques dans sa comptabilité. Ce compte sera crédité et sa contrepartie inscrite en charges ventilées selon leur nature.

Qu’en est-il , question assurances, des personnes venues randonner "à l’essai" dans une association ?

Une association affiliée dont tous les adhérents sont licenciés avec assurance responsabilité civile bénéficie du contrat fédéral.
À ce titre, l’association, ses dirigeants et ses animateurs sont garantis en responsabilité civile.

L’association conserve sa garantie en responsabilité civile lorsqu’elle accueille des randonneurs à l’essai, c’est à dire lorsqu’une personne souhaite s’essayer à la randonnée ou découvrir l’ambiance de l’association avant d’adhérer. C’est une tolérance du contrat fédéral.

En revanche, le randonneur à l’essai n’est couvert ni en responsabilité civile ni en accidents corporels à titre individuel, c’est à dire que s’il provoque un accident ou s’il est victime d’un accident, il devra faire fonctionner son assurance personnelle, s’il en a une.

Pour les personnes venant découvrir la randonnée sur une courte durée (vacances par ex.) et qui n’ont pas vocation à adhérer ni à se licencier dans le club qui les accueille, il existe le forfait accueil qui assure une couverture équivalente à la licence IR  .

Voir page 13 de la brochure Guide Assurances 2010/2011, envoyée à toutes les associations affiliées

Séance du 15 janvier 2011

  Contenu

Groupe 1 : Florian, Jules, Chloé et Matthias

• Activités : une douzaine de km avec lecture de cartes (se repérer, identifier les éléments, définir le prochain chemin, ...) et le plaisir de rouler ensemble.
• parcours : rte   de P/S, Malvaux, rte   des Levrys

Groupe 2 : Quentin, Vincent, Corentin, Rémi, Thomas, Julie, Julien et Émeline

• Activités : une vingtaine de km avec lecture de cartes (conduite du groupe), le plaisir de rouler ensemble et de "se tirer la bourre".
• parcours : rte   de Tracy, Malvaux, Le Grand Nouer, rte   des Levrys
• pilotage : demi-tour en appui, passage étroit avec obstacle haut, rouler très vite en sécurité sur route (25 km/h)
• mécanique : remonter une pédale (pas de vis cassé) pour pouvoir rentrer

  encadrants adultes

• groupe 1
  • Micheline, monitrice
  • Philippe, moniteur
  • Jean Louis, cyclotouriste expérimenté

• groupe 2
  • Roland, instructeur
  • Julien, initiateur
  • Franck, cyclotouriste expérimenté

Lecteurs de fichiers pdf

Il semble que quelques uns aient des difficultés à lire les fichiers pdf. Voici quelques "tuyaux" utiles...

• Pour être lu, un fichier pdf nécessite un lecteur de pdf installé sur votre ordinateur. Ce lecteur est un logiciel à télécharger et à installer [1]. :
  • Acrobat Reader (logiciel professionnel plutôt lourd) => télécharger [2]
  • RECOMMANDÉ : Sumatra PDF (logiciel très léger fonctionnant même sur une clé USB) => télécharger (cliquer sur le bouton "DOWNLOAD")
  • Foxit PDF Reader => Télécharger (ou http://pdfreader.2011fr.info/)
  • autres... => Voir une liste

Bonne installation et surtout bonne utilisation.

Peut-être faudra-t-il associer les fichiers pdf au logiciel...

Calendrier de janvier à août 2011

L’école de cyclotourisme ne fonctionne que pendant les périodes scolaires (règlementation de toutes les écoles de cyclotourisme).

 Tableau des séances et sorties

• En gras, sont repérés les évènements à ne pas manquer.
• En italique, sont repérés les évènements à la participation facultative.
• En gras et en italique , sont repérés les évènements qui ne respectent pas les habitudes.
• Une date sans descriptif et sans lieu indique une séance normale de l’école de cyclotourisme : toujours le samedi matin de 9h30 à 11h30 au départ et à l’arrivée sur le parking de la salle des fêtes.

 INFORMATIONS DIVERSES

• Penser à renouveler les licences (licences 2011) puisque le renouvellement des licences se situent au milieu de la saison des écoles de cyclotourisme.
• Renouvellement des licences : voir sur le site l’article Cyclotourisme : licences 2011
• Organisations nationales spécifiques jeunes : voir sur le site de la FFCT.
• Informations régionales spécifiques jeunes : voir sur le site de la ligue Orléanais de la FFCT.
• Informations départementales spécifiques jeunes : voir sur le site du CoDep41 de la FFCT.

 Les encadrants « officiels »

• Roland BOUAT, instructeur fédéral, responsable pédagogique de l’école de cyclotourisme, trésorier de Nouan Rando.
• Philippe BAUDOIN, moniteur Vtt  , président de Nouan Rando.
• Micheline BOUAT, monitrice route et tourisme, présidente déléguée FFCT   de la section cyclotourisme.
• Monique BAUDOIN, initiatrice Vtt  .
• Bruno JAILLETTE, initiateur Vtt  , vice-président de Nouan Rando.
• Sandra JAILLETTE, initiatrice Vtt  , secrétaire de Nouan Rando.
• Julien HERNANDEZ, initiateur Vtt  .
• Christophe BOREL, animateur
• Jean-Louis NAUDIN, adulte confirmé.

Tous les parents qui souhaitent accompagner le groupe des jeunes cyclotouristes sont toujours les bienvenus.